Lista kontrolna zbywania aktywów IT

Rozpoczynając proces weryfikacji, przede wszystkim dowiedz się, czy usługi danego dostawcy zaspokoją Twoje potrzeby, a także czy są na tyle kompleksowe, aby w przyszłości uniknąć problemów z kompatybilnością. Twój dostawca może próbować wypełnić luki, powierzając dane zadania podwykonawcom. Pamiętaj jednak, że może to wpłynąć na szybki wzrost kosztów. Zostaną one przeniesione na Ciebie, a monitorowanie aktywów może być trudnym zadaniem. Ważna jest również objętość sprzętu. Czy dostawca jest na tyle dobrze wyposażony, aby poradzić sobie z dużymi operacjami bez pomocy zewnętrznej? Takie usługi jak wymazywanie danych na miejscu, usuwanie zdalne, recykling i naprawy stanowią godne uwagi przykłady. Odwiedź stronę usług EPC, gdzie znajdziesz ich jeszcze więcej.

Sprawdzenie kwalifikacji dostawcy ITAD to standardowa procedura, jednak niekiedy Twoja organizacja może działać nieco krótkowzrocznie i przeoczyć swoje międzynarodowe potrzeby. Dopilnuj, że Twój dostawca działa zgodnie z najbardziej rygorystycznymi standardami w branży, o czym świadczą jego certyfikaty. Jeśli nie masz pewności, czego szukać, zapoznaj się z glosariuszem EPC i dowiedz się więcej na temat niektórych z wiodących organów akredytacyjnych w obszarze ITAD.

Zapytaj dostawcę o szczegóły na temat zapewnienia ochrony aktywom podczas trasy, a także po ich dotarciu do ośrodków przetwarzania. Czy istnieje bezpieczny łańcuch kontroli pochodzenia produktu? Jakie strony mają dostęp do aktywów i z jakich protokołów zabezpieczeń na miejscu korzysta dostawca? Najważniejsza jest znajomość stosowanych przez dostawcę procesów sanityzacji, a także czy ma on na nie certyfikaty. Przykładowo, firma EPC czyści dyski twarde, stosując objęty certyfikatem NAID proces nadpisania.

Każda organizacja jest inna i przestrzega różnych zestawów przepisów. Dowiedz się, czy Twój dostawca ma doświadczenie w pracy z organizacjami podobnymi do Twojej. Poproś go o opinie klientów i referencje. Możesz również popytać wśród przedstawicieli Twojej sieci zawodowej o dostawców, którzy mogą dobrze pasować do Twoich potrzeb. Ponadto firma EPC zachęca organizacje do odwiedzania swoich obiektów oraz zobaczenia na własne oczy, jak wyglądają nasze metody.

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, dostawcy z certyfikatami potwierdzającymi zgodność ze standardami branżowymi mają narzędzia do spełnienia większości państwowych i federalnych wymogów prawnych. Zapytaj o wszelkie wymogi charakterystyczne dla Twojej branży. Da Ci to pogląd na możliwość szybkiego ich zaspokojenia przez dostawcę.

Dobrym pomysłem jest również spytanie Twojego potencjalnego dostawcy ITAD o wykorzystywany przez niego proces sprawozdawczy. Jak możesz uzyskać dostęp do informacji i jak często otrzymywane aktywa są aktualizowane w systemie? Jakie rodzaje raportów są dostępne i w jakich formatach? Dowiedz się również na temat integracji systemowej. W ten sposób zaoszczędzisz nieco swojego czasu. Jeśli sprawozdania z audytów mogą połączyć się z Twoimi, zaowocuje to możliwością osiągnięcia skutecznego poziomu automatyzacji poprzez dostarczanie podsumowań odpowiednim stronom.

Odzyskanie wartości aktywów jest bardzo ważne dla salda organizacji. Krótko mówiąc, jest to zdolność Twojego dostawcy ITAD do maksymalizacji wartości nadającego się do użytku sprzętu. Skuteczny sprzedawca z łatwością zademonstruje Ci, w jaki sposób pomógł klientom w odzyskaniu wartości ich sprzętu oraz jak ta wartość wpłynęła na realne wyniki biznesowe. Jakie jest ich podejście? Czy sprzedają sprzęt w całości, czy w uzasadnionych wypadkach jako części zapasowe? Zwróć też uwagę na drobiazgi, jak np. kompleksowy poradnik do pakowania. Pomoże Ci to w zminimalizowaniu szkód oraz zwiększeniu wartości odsprzedaży.

Wiedza o zamiarach Twojego dostawcy wobec wycofanego z użytku sprzętu jest bardzo ważna. Jaki jest ich plan na zminimalizowanie odpadów i utylizację szkodliwych materiałów? Czy są dobrze zaznajomieni ze zjawiskiem gospodarki o obiegu zamkniętym i innymi ekologicznymi praktykami IT? Zrozumienie, która cześć procesu recyklingu jest przekazana dalej i co się z nią dzieje, jest bardzo przydatne.

Dostawca ITAD nastawiony na zrównoważony rozwój wciela w życie swoje postulaty. Czy są świadomi własnego śladu węglowego? Czy oferują naprawy, aby sprzęt mógł być dłużej używany? Czy angażują się w życie swojej społeczności i czy są zwolennikami ekologicznych działań? Prowadzenie interesów z organizacjami, które są tak samo świadome pod względem środowiska jak Twoja firma, prowadzi do odpowiedzialności i realnych zmian. Wspólny zestaw wartości łączy i utwierdza w przekonaniu, że podjęty wybór był właściwy.

Świetnie jest znaleźć dostawcę ITAD, który spełnia wszystkie Twoje potrzeby. Jeśli jednak nie potrafi on zapewnić Ci odpowiedniego wsparcia gdy go potrzebujesz, wszystko inne traci na znaczeniu. Dowiedz się więcej na temat komunikacji. Czy Twoimi projektami będzie zajmował się dedykowany zespół? Czy linie komunikacji są jednakowe i łatwe w obsłudze? Przykładowo, praca z niezależnym dostawcą ITAD może zaowocować otrzymaniem wsparcia szybciej niż w przypadku producenta oryginalnego wyposażenia, który zleca zadania komunikacyjne (a nawet całą pracę) firmie zewnętrznej, co skutkuje szeregiem kanałów, przez które trzeba przebrnąć. Pominięcie tej kolejki może zapewnić Ci otrzymanie wsparcia na czas, co chroni Twój zwrot z inwestycji od zmian cen sprzętu IT.